Como conseguir um EIN morando fora dos EUA

O Employer Identification Number, ou EIN, é o número de identificação fiscal da sua empresa. Você precisa dele para abrir uma conta bancária empresarial, configurar a maioria dos processadores de pagamento e enviar os formulários fiscais da empresa. Para quem mora nos EUA, leva dez minutos online. Para fundadores no exterior, exige um pouco mais de planejamento.

Por que o formulário online não funciona para você

O pedido online do IRS exige o Social Security Number (SSN) ou o ITIN da "parte responsável" (responsible party) pela empresa, geralmente o dono. Se você não tem nenhum dos dois, não consegue concluir. Em vez disso, quem faz o pedido do exterior usa o Formulário SS-4, a versão em papel do mesmo pedido, e o envia de uma destas três formas.

Três formas de fazer o pedido

Por telefone

Quem está fora dos EUA pode ligar para o IRS no +1 (267) 941-1099. Não é um número gratuito e a espera pode ser longa, então ligue de uma linha com minutos internacionais baratos. Tenha um SS-4 preenchido em mãos: o atendente vai revisá-lo com você e informar o EIN no fim da ligação. Quem liga precisa estar autorizado a receber o EIN. Confira o horário de atendimento atual no IRS.gov antes de ligar.

Por fax

Envie o SS-4 preenchido por fax para +1 (304) 707-9471 se estiver fora dos EUA, ou para (855) 215-1627 se estiver nos EUA. Inclua um número de fax para resposta; o IRS costuma enviar o seu EIN por fax em cerca de quatro dias úteis. Se você não tem um aparelho de fax, serviços de fax online funcionam bem.

Por correio

Envie o formulário para Internal Revenue Service, Attn: EIN International Operation, Cincinnati, OH 45999. É o caminho mais lento: normalmente quatro semanas ou mais, além do tempo da postagem internacional.

Como preencher o Formulário SS-4

A maior parte do formulário é simples: o nome legal exatamente como aparece nos documentos de constituição, o tipo de entidade, o estado onde a empresa foi aberta e o motivo do pedido. Algumas linhas costumam confundir:

Identificação fiscal da parte responsável (linha 7b). Se você não tem SSN nem ITIN, escreva "Foreign" em vez de deixar em branco.

Endereço de correspondência. Use um endereço onde você receba correspondência com segurança. A carta de confirmação do seu EIN, a CP 575, vai para lá.

Telefone. Perto da assinatura há um campo para o telefone do solicitante. Se algo no seu formulário não estiver claro, o IRS pode ligar para esse número. Use um número que você consiga atender em horário comercial dos EUA, de onde estiver.

Um detalhe: com o TwinNumber você pode ligar para o IRS pelo navegador e receber as ligações deles no mesmo número.

Depois de receber o EIN

Anote o número assim que recebê-lo e guarde a carta CP 575 em um lugar seguro; os bancos costumam pedir uma cópia. Se você perdê-la, pode pedir ao IRS uma confirmação substituta, a Letter 147C. Depois, inclua o EIN no seu pedido de conta bancária e no processador de pagamentos, e anote seus prazos de declaração.

Erros comuns

Um nome que não bate. O nome legal no SS-4 precisa ser exatamente igual ao dos documentos de constituição, incluindo "LLC" ou "Inc."

Fazer o pedido duas vezes. Se a resposta ao seu fax ainda não chegou, espere e ligue antes de reenviar. Pedidos duplicados podem gerar dois EINs.

Um telefone que ninguém atende. Se você não consegue atender o número, uma simples dúvida sobre o seu formulário pode travar todo o processo.

Pagar por algo gratuito. O IRS não cobra pelo EIN. Serviços de abertura podem economizar seu tempo, mas são opcionais.

Este guia é uma informação geral, não uma consultoria tributária. Números, horários e prazos do IRS mudam; confira no IRS.gov antes de fazer o pedido e converse com um profissional de contabilidade sobre as obrigações fiscais da sua empresa.